Time Management: cos’è e come applicarlo sul lavoro e in azienda

Se vivi con la sensazione di avere sempre i minuti contati, un approfondimento sul time management è proprio quello che fa al caso tuo. Si tratta di un argomento attuale in ambito professionale, per chi occupa posizioni dirigenziali come per i dipendenti e i collaboratori esterni di un’azienda, indipendentemente dal settore di appartenenza.

Dalla gestione del tempo, infatti, dipendono l’efficienza e la puntualità nell’adempimento dei propri compiti, quindi il livello di coordinazione con altre attività e la qualità dei servizi.

Nelle prossime righe entreremo nel dettaglio sul tema e ti daremo qualche suggerimento utile per migliorare la tua produttività lavorativa.

Cos’è il Time Management?

Con questa dicitura si intendono tutti gli aspetti e le fasi della gestione delle tempistiche riguardo il lavoro, una soft skill molto importante e richiesta. Per ottimizzare la resa dell’attività, dovrai affrontare ogni passaggio accorciandone il più possibile la durata, sfruttando al massimo le risorse disponibili e senza compromettere la qualità del risultato finale.

A tale scopo, ti sarà utile stabilire un ordine di priorità tra le mansioni, in modo da essere puntuale con le scadenze e, all’occorrenza, giocare d’anticipo. Il discorso vale per ogni step dell’organizzazione, dalla lista delle incombenze alla pianificazione, per arrivare all’esecuzione vera e propria di un determinato compito.

In quali step si articola il Time Management?

Il primo elemento da cui partire è, sicuramente, il tempo a disposizione. Per l’organizzazione in agenda, faranno fede il monte ore giornaliero e quello settimanale, al netto dei periodi di straordinario.

In base agli accordi contrattuali, una persona assunta full time ha a disposizione dalle 7 alle 8 ore quotidiane, per un totale di 35-40 ore a settimana. Un lavoratore part time, invece, ha un monte ore di 4-6 ore giornaliere e 20-28 settimanali.

Dopodiché, dovrai decidere quali sono gli incarichi più urgenti e quelli differibili. Qui entra in gioco la cosiddetta “attention management”, ossia la gestione dell’attenzione. Quest’ultima consiste nella capacità di mantenere alta la concentrazione e di allontanare ogni possibile distrazione, al fine di raggiungere quanto prima gli obiettivi prefissati.

Ad ogni compito attribuirai una durata oltre la quale non potrai andare. Per rimanere entro le tempistiche previste, potrai usare delle tecniche e degli strumenti finalizzati all’aumento della produttività, oltre a valutare il miglioramento di qualche passaggio. Riassumendo, gli elementi di cui tenere conto sono, in ordine cronologico:

• monte ore
• priorità e urgenze
• stima della durata di ogni compito
• analisi periodica dei risultati.

La cadenza delle verifiche può essere mensile, trimestrale o semestrale, in base alle lacune e alle migliorie da apportare all’intero processo.

Tecniche di gestione del tempo

Per rendere operativo quanto hai appreso sul Time Management, puoi utilizzare fin da subito alcuni metodi per ottimizzare la durata delle mansioni e finire entro l’orario previsto.

Tra queste ricordiamo:

• to do list
• tecnica del pomodoro
• applicazione della legge di Pareto
• matrice di Eisenhower.

La prima è la lista dei compiti da svolgere ed è un ottimo punto di partenza per sistemi di gestione del tempo più elaborati.

La tecnica del pomodoro, invece, insegna il valore della scansione tra pause (di 5 o 10 minuti ciascuna) e sessioni di attività (25 o 50 minuti cadauna), segnalate dall’attivazione di un timer.

Quanto al principio di Pareto, tieni presente che il 20% delle cause genera l’80% degli effetti. Pertanto, dovrai dare la priorità ai compiti urgenti e importanti, se vorrai rimanere al passo con l’agenda.